Wenn Sie Exportgeschäfte erfolgreich skalieren und teuren Stillstand an Grenzen dauerhaft eliminieren wollen, müssen Sie Ihre Dokumentationsprozesse jetzt konsequent neu aufstellen. Hören Sie auf, den Behörden durch unklare Angaben unnötige Nachfragen zu ermöglichen, die Ihre wertvolle Zeit kosten. Lesen Sie stattdessen, wie Sie jede einzelne Rechnung absolut lückenlos gestalten, welche spezifischen Daten Sie pro Artikelzeile liefern müssen und wie Sie Ihre Teams gezielt trainieren, um die lähmende Zollfalle ein für alle Mal zu umgehen und Ihre Abläufe nachhaltig zu beschleunigen.
Im operativen Alltag wird oft unterschätzt, dass die (Proforma-)Rechnung für den Zoll das zentrale Dokument darstellt – sie ist der „Reisepass“ der Ware. Grundsätzlich müssen Sie unterscheiden: Wird eine Zahlung fällig, erstellen Sie eine Handelsrechnung (Commercial Invoice). Erfolgt die Lieferung kostenfrei – etwa bei Mustern, Garantiefällen, Ersatzteillieferungen oder Rücksendungen –, erstellen Sie eine Proforma-Rechnung.
Für den Zollbeamten bleibt der Prüfungsaufwand jedoch identisch. Er muss bewerten, identifizieren und statistisch erfassen. Eine Proforma-Rechnung darf niemals dazu dienen, den Warenwert künstlich zu verschleiern oder Prozesse zu „vereinfachen“. Zollrechtlich ist auch bei kostenlosen Lieferungen ein realistischer Warenwert anzugeben, um die Einfuhrabgaben im Zielland korrekt berechnen zu können.
Das sind die Pflichtangaben für den Export aus Deutschland und Europa
Damit Sie Waren aus dem Zollgebiet der EU ausführen können, müssen bestimmte Pflichtangaben auf dem Dokument erscheinen. Unabhängig davon, ob es sich um eine Handels- oder Proforma-Rechnung handelt, müssen Sie folgende Daten zwingend aufführen, um eine Ausfuhranmeldung erstellen zu können: