Die UBO-Prüfung (Ultimate Beneficial Owner) hat sich in den letzten Jahren immer mehr von einer formalen Pflicht zu einem zentralen Steuerungsinstrument moderner Compliance entwickelt. Vielleicht erleben Sie das selbst: Was früher mit einem Registerauszug erledigt war, erfordert heute ein deutlich differenzierteres Vorgehen. Banken fragen nach, Behörden erwarten Plausibilität, und interne Compliance-Vorgaben werden in der andauernden marktgeopolitischen Situation immer strenger. Für Ihre tägliche Arbeit bedeutet das vor allem eines: Nicht jede Geschäftsbeziehung braucht die gleiche tiefgehende Prüfung – aber Sie müssen begründen können, warum Sie sich für welches Prüfungsniveau entschieden haben.
Praxis aus erster Hand: Wenn die UBO-Prüfung einen echten Unterschied macht
Eine Erfahrung aus meiner Praxis zeigt sehr anschaulich, warum die UBO-Prüfung mehr ist als ein formaler Haken auf einer Checkliste. Mein Unternehmen arbeitete seit mehreren Jahren mit einem europäischen Geschäftspartner zusammen, der auf den ersten Blick völlig unauffällig war: Sitz innerhalb der EU, saubere Handelsregistereinträge, stabile Geschäftsbeziehung, keine Auffälligkeiten in der Vergangenheit.
Im Rahmen einer turnusmäßigen UBO-Überprüfung – ausgelöst durch eine interne Anpassung der Compliance-Prozesse – wurde die Eigentümerstruktur dennoch erneut betrachtet. Dabei fiel auf, dass sich die Beteiligungsverhältnisse im Hintergrund verändert hatten. Ein neuer Gesellschafter war eingestiegen, der zwar nicht operativ in Erscheinung trat, jedoch über eine Holdingstruktur maßgeblichen Einfluss ausübte.