SCHNITTSTELLENABTEILUNGEN UND IHRE VERBINDUNG ZU ZOLL UND AUSSENHANDEL
| Abteilung | Unternehmensprozess | Ihre Compliance-Risiken und wie Sie sie minimieren können |
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| Einkauf | Bestellen und Kaufen von Waren | – Bestellung/Kauf erfolgt mit Incoterm® „delivered duty paid“ (DDP) oder „ex works“ (EXW): Untersagen Sie die Verwendung von DDP und EXW bzw. implementieren Sie einen internen Genehmigungsprozess, um zollrechtliche Pflichten im Drittland (EXW) zu vermeiden und die Kontrolle über Importe in die EU zu behalten (DDP). – Notwendige Dokumente und Angaben werden nicht gefordert: Stellen Sie eine Recherchemöglichkeit (z. B. eine Liste, Datenbank) zur Verfügung, in der geprüft werden kann, für welche Ware welche Dokumente/Angaben erforderlich bzw. nützlich (z. B. Präferenz-Dokumente) sind. – Verbote/Beschränkungen sind nicht bekannt: Sensibilisieren Sie für das Thema und die Konsequenzen bei Verstößen und hinterlegen Sie solche Angaben idealer- weise in den Materialstammdaten, ggf. verbunden mit einer Sperre oder einem internen Genehmigungsprozess. – Verzollungsvollmacht wird ohne Rücksprache erteilt: Steuern Sie – Verzollungsvollmachten ohne Ausnahme über die für Zoll zuständige Abteilung (Prozessanweisung). – Anfallende Kosten werden unterschätzt: Vermitteln Sie grundlegendes Zollwert-Wissen und stellen Sie z. B. eine Einfuhrabgabenkalkulationshilfe zur Verfügung, um zu verhindern, dass Zahlungsschwierigkeiten aufgrund hoher ungeplanter Abgaben entstehen oder das Aufschubkonto für Zölle gesperrt wird (sofern vorhanden). |
| Vertrieb | Anbieten und Verkaufen von Waren | – Angebot/Verkauf erfolgt mit Incoterm® „delivered duty paid“ (DDP) oder „ex works“ (EXW): Untersagen Sie die Verwendung von DDP und EXW bzw. implementieren Sie einen internen Genehmigungsprozess, um zollrechtliche Pflichten im Drittland (DDP) zu vermeiden und die Kontrolle über Exporte in die Zielmärkte zu behalten (EXW). – Lieferversprechen werden ohne Rücksprache gemacht: Erläutern Sie die zeitliche Komponente in der Zollabfertigung und in welchen Fällen mit Verzögerungen zu rechnen ist (z. B. Öffnungszeiten Zollamt, Zollkontrollen, notwendige Genehmigungen) und die Ware ohne Zollfreigabe nicht in die Lieferung darf. – Verbote/Beschränkungen sind nicht bekannt: Sensibilisieren Sie für das Thema und die Konsequenzen bei Verstößen und hinterlegen Sie solche Angaben idealer- weise in den Materialstammdaten, ggf. verbunden mit einer Sperre oder einem internen Genehmigungsprozess; insbesondere das Thema Exportkontrolle muss bekannt sein. – Bestimmte Dokumente und Angaben werden ohne Prüfung zugesagt: Stellen Sie eine Liste der typischen Dokumente und Angaben zur Verfügung und welche Kriterien erfüllt sein müssen (z. B. Präferenz-Dokumente, Ursprungsland-Angaben). – Ware wird selbst zum Kunden gebracht: Implementieren Sie mindestens einen internen Genehmigungsprozess, ggf. verbieten Sie Reisegepäck-Mitnahmen vollständig, um eine ordnungsgemäße Zollabfertigung und die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften sicherzustellen. |
| Logistik (Wareneingang, Warenausgang) | Entgegennehmen und Versenden von Waren | – Warenstatus wird nicht erkannt und notwendige Dokumente fehlen/werden entsorgt: Erstellen Sie praktische Arbeitshilfen, anhand welcher Daten der Warenstatus erkannt werden kann und welche Dokumente aufbewahrt und an die Zollabteilung weitergeleitet werden müssen. – Weitergabe der Ware ohne zollrechtliche (oder andere) Freigabe: Schaffen Sie klare Identifikationsmöglichkeiten für „Zollgut“ und „Freigut“, um zu verhindern, dass Ware aus der zollamtlichen Überwachung entfernt wird (z. B. Kennzeichnung an der Ware durch Aufkleber, Systemstatus, besonderer Lagerbereich). |
| Einkauf, Vertrieb, Entwicklung (RnD), Marketing | Mustersendungen, Prototypen, Werbeartikel | – Zu niedrige Warenwerte werden in den Rechnungsdokumenten verwendet und angemeldet: Vermitteln Sie grundlegendes Zollwert-Wissen und die Konsequenzen aus falschen Warenwerten, um Nacherhebungen und Bußgelder zu verhindern. – Verbote/Beschränkungen/andere Anforderungen sind nicht bekannt: Sensibilisieren Sie für das Thema und geben Sie Recherchemöglichkeiten an die Hand, insbesondere für Waren, die bisher nicht im Materialstamm sind (z. B. Neuentwicklungen). – Standardprozesse werden für „Nicht-Standard-Waren“ nicht eingehalten: Inkludieren Sie solche Waren explizit in den Standardprozessen, um Missverständnisse zu vermeiden. |
| Personalabteilung (HR), Geschäftsführung/Leitung | Personal einstellen und weiterbilden | – Sanktionslistenprüfung unterbleibt bei Personal und Bewerbern: Sensibilisieren Sie für dieses Thema und unterstützen Sie bei der Umsetzung (z. B. Einführung einer Prüfsoftware, Prozessablauf, Verhalten bei Treffern), um Verstöße gegen Sanktionsverordnungen zu verhindern. – Notwendige Schulungen werden nicht durchgeführt: Erstellen Sie eine Trainingsmatrix, wer welche Schulungen benötigt und aus welchem Grund, und legen Sie Pflichtschulungen fest; achten Sie auf eine sinnvolle Verteilung und einen hohen Praxisanteil. |
So platzieren Sie passgenau Ihre Außenhandelsthemen und Anforderungen in den Schnittstellenabteilungen
Jede Abteilung im Unternehmen hat ihren eigenen Themenschwerpunkt. Um alle mit den notwendigen Informationen über Zoll und Außenhandel zu versorgen, ist eine gute Kommunikation hilfreich. Statt „viel hilft viel“ gilt „weniger ist mehr“, um die Kolleginnen und Kollegen gezielt einzuweisen. Diese Checkliste unterstützt Sie bei der Auswahl passender Inhalte für die Schnittstellenabteilungen.