Jede Zollprüfung ist für Sie eigentlich ein kostenloses Audit, ob bei Ihnen in der Zollabteilung alles richtig läuft. Durch die Zollprüfung und den Bericht können Sie in der Regel Ihre Schwachstellen erkennen und wissen danach auch, wo Sie nacharbeiten müssen. Nutzen Sie diese Chance, um Ihre internen Abläufe zu verbessern und so für die Zukunft besser aufgestellt zu sein. So können Sie auch der nächsten Zollprüfung gelassen entgegenschauen.
Überprüfen Sie alle gleichgelagerten Fälle nach dem Prüfungszeitraum
Der Prüfer wird Sie im abschließenden Gespräch oder der Schlussbesprechung darauf hinweisen, dass er nur die Fälle im Prüfungszeitraum geprüft hat. In der Regel liegt dieser ein paar Monate vor dem Prüfungsende, das bedeutet, dass der Prüfer nicht alle Einfuhrsendungen bis zum Gesprächszeitpunkt geprüft hat. Es ist Ihre Pflicht, dass Sie gleichgelagerte Fälle, die nach dem Prüfungszeitraum gegebenenfalls auch nicht richtig angemeldet wurden, überprüfen und einen Änderungsantrag stellen.
Überarbeiten Sie die Einreihungen ähnlicher Waren
Wurden abweichende Einreihungen festgestellt, müssen Sie sicherstellen, dass die vom Prüfer festgestellte richtige Zolltarifnummer auch in Zukunft angemeldet wird. Ist die Zolltarifnummer in Ihrem Warenwirtschaftssystem hinterlegt, dann müssen Sie in jedem Fall die richtige Zolltarifnummer eintragen.
Beantragen Sie verbindliche Zolltarifauskünfte bei Unsicherheit
Sind Sie sich in speziellen Fällen nicht sicher, ob die Einreihung des Prüfers stimmt, oder finden Sie andere Waren, bei denen Sie befürchten, dass etwas nicht korrekt ist, dann beantragen Sie verbindliche Zolltarifauskünfte.
Optimieren Sie Ihre Ablage
Haben Sie in der Prüfung gemerkt, dass Sie nicht alle Unterlagen immer auf die Schnelle finden können, dann suchen Sie einen Weg, Ihre Ablage zu optimieren. Überarbeiten Sie gegebenenfalls die Benennung Ihrer archivierten Akten, um eine bessere Suchfunktion nach der Nummer des Steuerbescheids zu haben. Vielleicht müssen Sie auch gewisse Unterlagen wie zum Beispiel die Frachtkostenrechnung noch in der Akte mit ablegen. Je übersichtlicher die Ablage, umso weniger benötigt der Prüfer Ihre Hilfe und umso schneller geht die Prüfung.
Halten Sie eine Besprechung für alle beteiligten Abteilungen ab
In der Regel betreffen die festgestellten Beanstandungen nicht nur die Zollabteilung, sondern gegebenenfalls auch andere Abteilungen wie die Buchhaltung oder den Einkauf. Berufen Sie eine kurze Besprechung über die Beanstandungen der Zollprüfung ein, an der alle Beteiligten an einem Tisch sitzen. Nur wenn alle über die Fehler informiert sind, können sie gezielt verhindern, dass diese wieder auftreten. Vielleicht hat zudem jemand eine Idee, wie gewisse Strukturen zur Kommunikation bei den festgestellten Problemen verbessert werden kann. Zudem können Sie dabei auch die positiven Feststellungen der Zollprüfung erwähnen.
Überarbeiten Sie Ihre Arbeits- und Organisationsanweisungen
Haben Sie eine Arbeits- und Organisationsanweisung, dann überprüfen Sie, ob vielleicht auch da Anpassungen nötig sind. Vielleicht sind zwar keine Fehler enthalten, aber gewisse Rechtsgebiete, wie beispielsweise das Verfahren bei Werkzeugkosten, sind noch nicht erwähnt. Überarbeiten Sie die Arbeits- und Organisationsanweisung und geben Sie diese allen Beteiligten in Umlauf, mit einem Hinweis auf die Änderungen.
Bekommen Sie bisher unerkannte Probleme in den Griff
Wurden bei der Zollprüfung neue Schwachstellen erkannt, die Sie bisher nicht auf dem Schirm hatten, dann müssen Sie sich dafür sofort um eine Lösung bemühen. Wurde beispielsweise festgestellt, dass Werkzeugkosten nicht angemeldet wurden, benötigen Sie einen Ablaufplan, wie Sie diese Kosten zuerst erkennen und dann auch anmelden. Gegebenenfalls ist auch eine zollwertrechtliche Bewilligung möglich, wenn die Aufteilung der Kosten sehr schwer ist.
Setzen Sie Ihre Stichproben für die Nachprüfung gezielt auf problematische Fälle
Bei der Prüfung wurde sicher festgestellt, dass Einfuhren aus speziellen Ländern oder vor allem von bestimmten Lieferanten fehleranfälliger sind als andere. In der Regel ist es bei hohem Einfuhrvolumen in der Praxis nicht möglich, alle Steuerbescheide zu prüfen. Das heißt, dass Sie sinnvolle Stichproben festlegen müssen. Setzen Sie in diesem Fall Ihre Stichproben so, dass die risikoreichen Fälle garantiert geprüft werden.